项目管理——打造高效协作的团队工作

什么是项目管理?

PMBOK里面定义:项目是为了创建独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作;而项目管理则是将知识、技能、工具和技术应用于项目活动,以满足项目要求。

项目管理——打造高效协作的团队工作

在我们日常工作中,什么可以称之为项目?其实,我们日常工作/生活中的任何一件事都可以当成项目,大到建设一幢大楼、开发一个软件,小到策划一场旅行、策划一场婚礼、甚至是做一顿饭,都可以称之为项目。

简单来说,项目可以理解为,我要做一件事,而项目管理就是我要做的这件事,从「开始-过程-结束」的管理的环节。通常,在工作中,我们常常需要多个人多角色,跨部门去完成一个项目、一个工作,这个时候就需要一款简单易用的项目管理工具作为载体,帮助团队更好的去完成这件事。

怎样使用「项目」管理团队工作?

1.好的「项目工作流」是成功的一半

通常,在项目协作中,需要多个角色/部门去协作,同时,项目往往也是多线程、多步骤的,所以设定好的项目工作流事半功倍,可根据项目角色、或者整个流程节点去设定工作流。

项目管理——打造高效协作的团队工作

例如产品研发项目,我们可以把工作流分为【需求收集】-【原型设计】-【UI设计】-【WEB研发】-【网站上线】,当一个环节完成后,就将任务移交至再下一个流程,直至任务完成。

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再例如,按照角色划分。有时,我们的项目涉及的流程和周期较短,但是角色较多时,可以以角色为划分,建立工作流。比如【写手员辑稿】-【专员修稿】【主管校稿】-【审核员校稿】等。还可以根据具体的负责人建立工作流:【张雪一审】-【李萌二审】【王帅三审】【徐璐终审】等等。

项目管理——打造高效协作的团队工作

根据具体的业务场景,制定适合团队的工作流,让项目协作更加丝滑。

2.明确分工,责任到人

项目由一个一个任务组成,通过任务分配,让各个角色都明确自己的分工,要做的具体的事项。所以,各个项目任务一定要明确到负责人,确定每个任务都有唯一的负责人。

这里唯一的负责人并不是这件事自始至终都由一个人负责,而是让TA作为这件事的主导者去推动、协调工作,这样做能让每个人都有较强的责任意识。负责人对这项任务的最终结果负责,参与人配合负责人的工作。而任务如果没有设定负责人,非常容易出现任务边界模糊、推脱,无法追溯跟踪。

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3.高效沟通,提高信息透明度

项目执行过程中的沟通非常重要,主要是为了确保项目进度的信息透明和对称。如果A组已经做好某件事,需要B组做另外的事,如果没有沟通,B可能压根就不知道,这样项目进度就会延误。

在具体的任务中,可以对于相关事项说明做备注,通过「任务描述」功能,将任务的具体描述、重点等同步上去。

同时,当任务有信息变动时,可在「评论」中同步信息,并@相关人,做到所有的进度、修改、重点信息都可追溯、实时同步,避免出现信息偏差。

项目管理——打造高效协作的团队工作

4.培养团队的deadline意识

这一步看似简单,却直接关系到整个项目能否正常完成。所以,在项目计划阶段,我们一定花足够多的时间做好项目进度计划,在分解项目任务时,颗粒度尽量细一些,确保分工到人,定好截止时间并确保任务能在截止时间前完成。

养成deadline意识,有效帮助团队成员推进工作,在时间节点内完成工作,同时方便上级以及其他团队成员同步时间、避免任务无限拖延。

项目管理——打造高效协作的团队工作

5.追踪任务进度

在项目进行过程中,一定要密切关注各个任务的执行进度,及时发现并解决问题。

当任务开始执行或者完成等各个节点,让团队成员养成随手更改「任务状态」的习惯,这样做的好处是,及时将每个成员当前的进程及时同步给其他成员,确保信息同步。

项目负责人也可以及时的了解各个成员的进度,无需各个追问。

项目管理——打造高效协作的团队工作

最后,项目管理是一个不断实践不断修正的过程,通过项目管理可以让团队分工、任务协作更加流畅,当然,让每个团队都用起来,才是项目管理最大的意义。

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